Essensmarken in Europa Essensgutscheine: die Regeln 2026 in Österreich
Essensgutscheine: die Regeln 2026 in Österreich
Essensgutscheine sind in Österreich bis 8 Euro pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei, wenn sie nur für Mahlzeiten im Restaurant, in der Kantine oder beim Lieferdienst eingelöst werden, und bis 2 Euro pro Arbeitstag, wenn damit auch Lebensmittel im Geschäft bezahlt werden können. Das sind zwei getrennte Grenzen, keine gemeinsame Zehn-Euro-Pauschale, und welche gilt, entscheidet sich beim Bezahlen.
Gibt es in Österreich einen Essenszuschuss?
Ja, in zwei Formen. Die erste ist die Kantine: freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der Arbeitgeber am Arbeitsplatz freiwillig gewährt, sind ohne Obergrenze steuerfrei. Die zweite ist der Essenszuschuss über Gutscheine für Unternehmen ohne eigene Kantine: Essensbons, Essensmarken oder eine Karte, mit denen Mitarbeitende ihr Mittagessen in Gaststätten, Restaurants, beim Lieferservice oder im Supermarkt bezahlen. Für diese Gutscheine gelten die 8 Euro und 2 Euro pro Arbeitstag.
Die Wahl der Lösung bleibt dem Unternehmen überlassen. Papierbons sind zulässig, aber in der Umsetzung aufwendig: jemand muss sie ausgeben, zählen und mit den Akzeptanzstellen abrechnen. Karten und App-Lösungen laden den Essenszuschuss pro Arbeitstag auf, prüfen beim Bezahlen die Akzeptanzstelle und liefern der Lohnverrechnung am Monatsende eine Aufstellung. Der Essenszuschuss ist damit eine Zusatzleistung, deren Aufwand vor allem von der gewählten Form abhängt.
Zwei Grenzen, ein Benefit
| Wo eingelöst | Pro Arbeitstag | Was dazuzählt |
|---|---|---|
| Restaurant, Kantine, Imbiss, Lieferdienst | 8,00 Euro | Eine zubereitete Mahlzeit, vor Ort gegessen, mitgenommen oder geliefert |
| Lebensmittelgeschäft, Supermarkt | 2,00 Euro | Nur Lebensmittel |
Beide Werte sind frei von Lohnsteuer und von Sozialversicherungsbeiträgen. Sie addieren sich nicht zu 10 Euro am Tag, und ein Einkauf im Geschäft kann die Restaurantgrenze nicht nutzen. Wer sein Mittagessen im Supermarkt kauft, hat an diesem Tag Anspruch auf 2 Euro steuerfreien Wert, nicht auf 8. Was der Arbeitgeber darüber hinaus gibt, ist steuerpflichtiger Sachbezug.
Die Voraussetzungen, die mit der Befreiung kommen
Vier Bedingungen gehören zur Befreiung, und jede ist eine Anforderung an das Produkt, kein Formular.
Zusätzlich zum Lohn. Der Zuschuss muss zum ohnehin geschuldeten Entgelt dazukommen. Er darf nicht aus dem Gehalt herausgerechnet werden, eine Gehaltsumwandlung scheidet damit aus.
Kein Bargeld. Eine Auszahlung in bar ist ausgeschlossen, und ebenso alles, womit die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den Wert wieder zu Geld machen könnte. Diese Bedingung macht die eingeschränkte Karte zum natürlichen Instrument und die Lohnzeile zum falschen.
Eine Mahlzeit pro Arbeitstag. Nur ein Essensgutschein pro Arbeitstag ist begünstigt, und der Arbeitgeber muss organisiert genug sein, einen zweiten zu verhindern. Das ist eine Rechnung pro Tag, keine Ausgabengrenze.
Abwesenheiten zählen. Urlaub, Krankenstand und Feiertage sind keine Arbeitstage, also gibt es für sie keinen Gutschein. Ein Programm, das monatlich einen fixen Betrag auflädt, gibt manchen Mitarbeitenden Wert, der ihnen nicht zusteht.
Homeoffice ist abgedeckt. Seit 2022 sind Mitarbeitende im Homeoffice für gelieferte oder abgeholte Mahlzeiten im Anwendungsbereich, das Arbeiten von zu Hause ist also kein Grund, den Benefit auszusetzen. Damit fiel der wichtigste praktische Einwand, den österreichische Arbeitgeber gegen Essensgutscheine hatten.
Wo kann man Essensbons einlösen?
Für die 8 Euro pro Arbeitstag steuerfrei überall dort, wo eine Mahlzeit zubereitet wird: in Gaststätten, Restaurants, Kantinen, Imbissen, Bäckereien mit warmer Küche und beim Lieferservice, auch ins Homeoffice. Für die 2 Euro in Lebensmittelgeschäften und Supermärkten, für Lebensmittel und sonst nichts. Welche Akzeptanzstellen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt vom Anbieter der Essensbons ab: Papierbons werden nur dort genommen, wo der Betrieb einen Vertrag mit dem Anbieter hat, eine Karte auf einem internationalen Kartennetz funktioniert an jedem Terminal, dessen Händlerkategorie zur Regel passt.
Für die Mitarbeitenden ist das der Unterschied zwischen einem Essenszuschuss, den sie täglich nutzen, und einem, den sie vergessen. Wer im Büro arbeitet, will das Restaurant um die Ecke, wer im Homeoffice sitzt, den Lieferservice und den Supermarkt. Eine Lösung, die beide Fälle abdeckt und die Verpflegung am Arbeitstag ohne Zettelwirtschaft bezahlt, wird auch genutzt.
Warum die Trennung eine Autorisierungsfrage ist
Jemand muss bei jedem Einkauf entscheiden, ob die 8-Euro-Grenze oder die 2-Euro-Grenze gilt. Diese Entscheidung kann an drei Stellen fallen, und zwei davon funktionieren nicht.
Bei den Mitarbeitenden kann sie nicht liegen, denn sie haben keinen Weg, die Art des Lokals zu deklarieren. In einer monatlichen Abrechnung kann sie sinnvollerweise auch nicht liegen, denn dann ist das Geld ausgegeben und die steuerliche Behandlung schon falsch. Sie muss fallen, während die Zahlung autorisiert wird, mit dem, was das Kartennetz über den Händler mitschickt.
Genau das leistet eine Karte mit eingeschränkter Akzeptanz. Die Autorisierungsanfrage trägt die Händlerkategorie und die Händlerkennung, das Programm wendet seine Regel an, und die Zahlung wird gegen die richtige Grenze freigegeben oder abgelehnt. Wie eine Essenskarte funktioniert zeigt den ganzen Weg, und die Frage nach offener oder geschlossener Akzeptanz erklärt, warum Netzreichweite und eingeschränkte Akzeptanz kein Widerspruch sind.
Essensgutscheine und Sachbezug: was steuerfrei bleibt und was nicht
Der steuerfreie Teil ist kein Sachbezug, sondern eine eigene Befreiung im Einkommensteuergesetz. Gibt der Arbeitgeber mehr, etwa 10 Euro pro Arbeitstag im Lokal, ist der Teil über der Grenze, hier 2 Euro, lohnsteuer- und beitragspflichtiger Sachbezug und muss in der Lohnverrechnung erfasst werden. Die Befreiung kippt also nicht als Ganzes wie eine Freigrenze, sie deckelt: bis zur Grenze frei, darüber steuerpflichtig.
Auf ein Jahr gerechnet ist der Unterschied zum Gehalt deutlich. Bei 220 Arbeitstagen und 8 Euro pro Tag kommen 1.760 Euro netto bei den Mitarbeitenden an, ohne Lohnsteuer und ohne Beiträge, und der Arbeitgeber zahlt darauf keine Lohnnebenkosten. Dieselben 1.760 Euro als Gehaltserhöhung kosten den Arbeitgeber mit Dienstgeberbeiträgen deutlich mehr und kommen nach Abzügen deutlich niedriger an.
Österreich neben Deutschland
Österreich und Deutschland teilen den Essenszuschuss beide in Teile, und die beiden Teilungen funktionieren so unterschiedlich, dass man sie leicht verwechselt.
| Österreich | Deutschland | |
|---|---|---|
| Wonach geteilt wird | Zwei Arten von Händler | Zwei Rechtsgrundlagen für dieselbe Mahlzeit |
| Beträge | 8,00 und 2,00 Euro pro Arbeitstag | 4,57 und 3,10 Euro je Mahlzeit |
| Addieren sich die Teile | Nein, sie sind Alternativen | Ja, zusammen 7,67 Euro |
| Entschieden durch | Wo die Karte eingesetzt wird | Wie der Arbeitgeber den Zuschuss aufbaut |
| Sozialversicherung | Befreit | Pauschalsteuer auf einen Teil |
Die deutschen Werte stapeln sich für eine Mahlzeit. Die österreichischen tun das nicht, es sind zwei Türen, und die Mitarbeitenden gehen durch eine davon. Ein Programm, das für Deutschland gebaut und auf Österreich gerichtet wird, macht das in der Richtung falsch, die den Arbeitgeber Geld kostet.
Was ein österreichisches Programm richtig machen muss
Die beiden Händlerarten zuverlässig unterscheiden. Das ist das ganze Produkt. Eine Karte, die eine Bäckerei, die Feinkosttheke im Supermarkt und ein Restaurant gleich behandelt, kann den Benefit nicht richtig liefern, und die Fehler laufen in beide Richtungen.
Die Gutscheine aus dem Arbeitskalender rechnen. Ein Gutschein pro Arbeitstag, Abwesenheiten ausgenommen, heißt, die Aufladung hängt vom Dienstplan ab und nicht vom Monat.
Die Bargeldtür geschlossen halten. Keine Behebung am Bankomaten, keine Überweisung hinaus, keine Rückerstattung auf ein Privatkonto. Die Befreiung hängt daran.
Was bringt der Essenszuschuss dem Unternehmen?
Bis zu 8 Euro pro Arbeitstag, die netto beim Personal ankommen, ohne Lohnsteuer, ohne Sozialversicherung und ohne Lohnnebenkosten für das Unternehmen. Bei 220 Arbeitstagen sind das 1.760 Euro im Jahr je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, die als Gehaltserhöhung deutlich mehr kosten würden. Deshalb gehört der Essenszuschuss neben dem Öffi-Ticket zu den Zusatzleistungen, die österreichische Unternehmen am häufigsten einführen, und deshalb lohnt sich der Aufwand der Umsetzung auch für kleine Betriebe.
Häufige Fragen zu Essensgutscheinen
Sind Essensgutscheine Pflicht? Nein. Der Arbeitgeber entscheidet, ob er sie anbietet, und kann sie auf Abteilungen oder Standorte beschränken, solange die Auswahl sachlich begründet ist. Einmal eingeführt, gelten die Voraussetzungen oben ohne Ausnahme.
Gilt der Gutschein auch am Wochenende oder im Urlaub? Gutscheine gibt es nur für Arbeitstage. Wann das Guthaben ausgegeben wird, regelt der Gutschein selbst, die Zuteilung bleibt an den gearbeiteten Tag gebunden.
Papier oder Karte? Beides ist zulässig, aber nur die Karte kann beim Bezahlen zwischen Lokal und Geschäft unterscheiden, den Tageswert automatisch anwenden und Bargeld ausschließen. Papierbons verlangen dieselbe Prüfung von Hand.
Was ist mit Lehrlingen und Teilzeit? Der Gutschein gilt pro Arbeitstag, unabhängig von der Stundenzahl an diesem Tag. Wer drei Tage in der Woche arbeitet, bekommt drei Gutscheine, nicht fünf.
Alle datierten Änderungen in Europa stehen im Kalender. Für die Nachbarmärkte siehe Deutschland und die Slowakei.